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エクセル方眼紙で文書を作るのはやめなさい  ~「他人の後始末」で、もうだれも苦しまない資料作成の新常識 四禮静子(著/文) - 技術評論社
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エクセル方眼紙で文書を作るのはやめなさい  ~「他人の後始末」で、もうだれも苦しまない資料作成の新常識

ビジネス
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発行:技術評論社
A5判
240ページ
定価 1,680円+税
ISBN
978-4-297-12044-3   COPY
ISBN 13
9784297120443   COPY
ISBN 10h
4-297-12044-5   COPY
ISBN 10
4297120445   COPY
出版者記号
297   COPY
 
Cコード
C0034
一般 単行本 経営
出版社在庫情報
不明
書店発売日
登録日
2021年2月26日
最終更新日
2021年4月1日
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紹介

「このマニュアル、本文を修正したら目次も手直ししなきゃダメなの!?」
「引き継いだ顧客リストが、セル結合されていて並び替えられない!」
「申請書に情報を打ち込んだらレイアウトが崩れた……どう入力すればいい?」

いまの作りかたのままだと、相手にこんな大迷惑をかけているかもしれません!

社会人として「最低限」だけど守れていない資料作成のノウハウを取り上げ、日本中で話題沸騰となった『スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい』では扱えなかった迷惑書類を根本解決する方法を事例ごとに完全解説。だれでも再編集・入力しやすい「全社会人にやさしい資料」を作るWord/Excelのテクニックを2000人以上の受講生に指導したベテラン著者がお教えします!

目次

はじめに
サンプルファイルのダウンロード

■■第1章 「いままでと同じ作り方でいいや」をやめなさい ~ひと昔前とは激変した「資料作成の常識」を身につける Word・Excel
■今日から「エクセル方眼紙」をやめる考え方
「印刷できればいい」という時代は終わった
エクセル方眼紙がダメな理由
記入してもらうのか、入力してもらうのかがポイント
 操作 Wordで列数の異なる表を合体
Wordの「知られざる機能」を把握して、適切なソフトを選ぼう
 操作 Wordで自動計算
 操作 Wordで段落の並べ替え
 操作 Wordで表の並べ替え
 操作 Wordの段落の順序変更
■「Wordはおせっかい」と決めつけるのは恥ずかしい
使いづらいのは、使い方がまちがっているせい
ホントのおせっかい機能を見極める
 操作「ミニツールバー」の非表示
 操作「ハイパーリンク」の自動設定解除
Wordでの作業をサポートしてくれる「3種の神器」
 操作 編集記号の表示/非表示
 操作 常に表示する編集記号の設定
 操作 ルーラーの表示/非表示
 操作 グリッド線の表示/非表示
 操作 グリッド線の間隔設定
■ファイル管理で社会人としてのマナーが問われる
「ファイル情報」はあいまいなまま共有しない
 操作 最終更新者・作成者の変更
共有相手にやさしい「ファイル名」2つのオキテ
 操作 フォルダの階層一覧を表示
 操作 ファイルの名前を1つひとつ変更
 操作 ファイル名を連番に一括設定
相手に渡す資料の「ファイル形式」は要チェック
 操作 ファイルをPDFに変換
 操作 ファイルの互換性チェック

■■第2章 「長文なら時間がかかっても仕方がない」をやめなさい ~長文文書作成・再編集のムダな労力を極限まで減らす Word
■文書の階層を整理するとグンと効率的に
長文文書に欠かせない「アウトライン」
アウトライン入力のキホンをおさえよう
 操作 レベル1の見出しを入力
 操作 下位レベルの見出しを入力
 操作 ナビゲーションウィンドウの表示
アウトラインをパパッと再構成する
 操作 レベルの一括表示/非表示
■寸分の狂いなく、階層ごとに見栄えを統一させる
書式を一括設定できる「スタイル」
 操作 見出しスタイルの変更(文中の書式設定を反映)
 操作 見出しスタイルの変更([スタイルの変更]ダイアログから)
 操作 見出しに連番を設定
「本文」のスタイル設定には、注意が必要
 操作 本文のスタイルを変更
オリジナルのスタイルで、書式の統一を極める
 操作 スタイルの新規登録
 操作 スタイル一覧のうち使用中のスタイルのみ表示
■文書編集の「区切り」をマスターする
必ず知っておきたい3つの区切り方
改ページの手間は驚くほどあっさり省ける
 操作 見出し1で自動改ページ
ページ番号や用紙サイズを変えたいなら「セクション区切り」
 操作 手動でセクション区切りを挿入
 操作 フッターの[前と同じ]を解除
 操作 ページ番号を指定のページ数から開始
 操作 アウトライン表示で別ファイルを挿入
コラム 段組みに使う区切り方
 操作 2段組の設定
 操作 段区切りの挿入
■長文に必須なページを追加して、資料を仕上げよう
瞬時に「表紙」を作る方法
 操作 表紙の作成
 操作 ファイルのプロパティ情報を更新
「目次」の作り方で、文書作成レベルがわかる
 操作 目次作成の下準備
 操作 目次の作成
 操作 目次の更新
 操作 印刷前に自動でフィールド更新
ヘッダーに見出しをつけて、さらに使いやすい資料に
 操作 フィールドの挿入
コラム 見出しの一部分だけを目次に使用するには?
 操作 スタイル区切りの挿入

■■第3章 「なんとなくデータを集めて記録する」のをやめなさい ~ラクに入力も活用もできる最強の「リスト表」を目指す Excel
■入力前の「設計」がカギを握る
データベースは2種類のリスト表の組みあわせ
表の目的に沿って項目を設計しよう
「手入力」を極力なくせばムダもミスもなくなる
 操作 入力モードの自動切り替え
 操作 フリガナ情報の修正
 操作 日付の表示形式を変更
データを転記する「VLOOKUP関数」のキホン
 操作 リスト表に「名前の定義」を設定
「テーブル」の設定でリスト表の更新もラクラク
 操作 リスト表をテーブルに変換
コラム サクサク入力したいなら「フォーム」がおすすめ!
 操作 クイックアクセスツールバーにフォームボタンを表示
■機能性も見栄えも両立させる3つのオキテ
セル結合は意識して使わない
 操作 重複データの非表示
ムダにスペースキーを押さない
 操作 基本的な文字配置
 操作 文字の均等割り付け
 操作 表タイトルの文字配置
罫線は「印刷のとき」だけ使う
 操作 印刷時に罫線を自動設定
コラム データを入力したら「自動で引く罫線」がほしいとき
 操作 A列の入力で罫線を自動設定
■データベースからさまざまな集計表を作る
「データを記録する」だけではもったいない
集計のはじめの一歩は「名前の定義」
 操作 列ごと「名前の定義」をまとめて設定
条件が1つの集計を求める
条件が2つの集計を求める
条件が3つ以上の集計を求める

■■第4章 「申請書はとりあえず使いまわす」をやめなさい ~入力しやすいフォーマットで自分も相手も作業時間を短縮する Word
■「印刷するだけ」の資料とは違う4つのポイント
スペースで年月日の入力欄を作っていませんか
 操作 表+タブで日付入力欄を作成
 操作 リボンに[開発]タブを表示
 操作 コントロール(日付選択コンテンツ)の挿入
文字入力欄はスペース+下線で作成しない
 操作 表を利用した文字入力欄の作成
 操作 タブを利用した文字入力欄の作成
 操作 コントロール(テキスト コンテンツ)の挿入
「どれかを丸で囲んでください」をやめる
 操作 コントロール(コンボ ボックス コンテンツ)の挿入
コントロール以外は編集できないようにする
 操作 文書の保護
■資料をササッと再利用できるWordテクニック集
作成日は自動更新にして、いちいち修正しない
 操作 自動更新される日付の挿入
Excelと連動させて大量の資料を一括作成する
 操作 差し込み文書の作成
 操作 フィールドコードの編集と印刷
コラム 「差し込み文書」機能を思いどおりに使いこなす
 操作 オリジナルのラベルサイズ設定
 操作 差し込みラベルの作成

■■第5章 「自力でデータの整理をする」のをやめなさい ~工夫を凝らしてフォーマット回収後の「後始末」を根絶する Excel
■配布前の「入力制限」が勝負
自動表示で入力を極限まで省く
「リスト」を使って入力を迷わせない
 操作 リスト入力の設定
入力規則を使うなら、エラーメッセージも気を配る
 操作 入力フォーマットに使える入力規則の設定
 操作 エラーメッセージの編集
入力不要なセルを厳密に保護するには
 操作 シートの保護
■入力をサポートするテクニック
入力内容を補足する「メモ」をつける
 操作 メモの挿入
 操作 メモを常に表示/非表示
入力箇所や入力漏れがパッとわかるようにする
 操作 未入力セルを強調する条件付き書式の設定
複数シートを使うなら「参照のしやすさ」にも注意
 操作 ハイパーリンクの設定
コラム 自分だけのネタ帳作成はハイパーリンクを活用
 操作 スクリーンショットによる画面のキャプチャ
コラム 完成したExcel資料を印刷する
 操作 任意のセル範囲を印刷
 操作 印刷範囲の指定

おわりに
次に読破したいおすすめ書籍一覧
ショートカットキー一覧
索引

著者プロフィール

四禮静子  (シレイシズコ)  (著/文

有限会社フォーティ取締役。日本大学芸術学部卒業。CATVの制作ディレクター退職後、独学でパソコンを学び、下町浅草に完全マンツーマンのフォーティネットパソコンスクールを開校。講座企画からテキスト作成・スクール運営を行う。1人ひとりにあわせたカリキュラムを作成し、受講生は初心者からビジネスマン・自営業の方まで2000人を超える。行政主催の講習会のほか企業に合わせたオリジナル研修や新入社員研修など、すべてオリジナルテキストにて実施。PC講師だけでなく、Web制作企画や商店の業務効率化のアドバイスなども行う。
著書に『スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい』『Wordのムカムカ!が一瞬でなくなる使い方』『ストレスゼロのWindows仕事術』(技術評論社)、共著に『ビジネス力がみにつくExcel&Word講座』(翔泳社)などがある。

ホームページ:https://www.fortynet.co.jp/

上記内容は本書刊行時のものです。