版元ドットコム

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「版元ドットコム入門」11月29日分レジュメ公開

2006年11月29日に「版元ドットコム入門」を開催しました。
今回はドットコムサイトへの書誌登録に関しては「簡易版マニュアル」の利用の仕方をご説明する程度にとどめ、多くの方が混乱を感じていらっしゃる可能性のある版元ドットコムで流れるメールの説明・区別の仕方などについて特に時間を割いてお話しをしました。
レジュメの一部と補足を以下に公開します。

なお、以下の文章の中ではスパムメールの対象となることを避けるために意識的に@hanmoto.comを記載せず、@より前の部分のみ載せていますのでご了解下さい。


■メールの種類

○会員用メーリングリスト hanmotoml

→全会員社及び会友へ流れます
【一般】
・ 一般のお知らせなど
【注文関係】
・ 【版】○○書店さんから(会員)社へのご注文
ドットコムサイト上の新刊一覧注文書に対する注文
→扱いはあくまでも「書店から電話やFAXで版元が注文を受けた場合」と同じです。自社の商品が含まれていた場合は、そのように処理してください。版元ドットコムには取次経由の注文を取り扱う機能はありません。
処理をしたことを知らせるために、書店へ返信し、事務局へもCcないしBccしてください。
【登録情報関係】
・ 発売前に登録した発売予定日の情報が当日を過ぎた場合の警告メール。
自社のものが含まれていることに気づいたら、情報を更新してください。
【会計関係】
・ *年/**・**月期の本の売上げ支払明細
各会員社の売り上げ明細への参照リンクが含まれます(明細を印刷物として配布するのは中止しましたのでご注意下さい)。

○事務局 hanmoto-g

→原則として事務局との一対一のやり取り
【発注関係】
hanmoto-gからのメールとして、代表的なものにドットコムサイト上からの購入メールがあります。
お客様に発送完了メールをしたらこのアドレス(事務局)へもCcないしBccしてください。
【事務局とのやり取り】
その他、事務局へ質問・依頼などがあれば全てこのアドレスを使います。
事務局に在籍している石塚・日高・寺門はそれぞれ独自のメールアドレスを持っていますが、出来ればhanmot-g宛を使って下さい。全員がそのメールを見ることが出来、もっとも適任なものが迅速に対応できるからです。

■メール送信先に関する注意

お客様の情報が含まれたものを、絶対にhanmotomlへ流さないでください。
個人情報があまりにも広くばらまかれてしまう可能性があります。
事務局への問い合わせにしても、注文への対応にしても、お客様の個人情報が含まれる内容のものは全て、宛先/Cc/Bccいずれにも決してhanmotomlを含めてはいけません。

■メールの整理・活用

【振り分ける】
多くのメールが流れるので、最低限@hanmoto.comとそれ以外(版元ドットコムとそれ以外のメール)の区別をしてください。出来れば、さらにhanmoto-gからのメールは特定のフォルダなどに振り分けるのが、より良いでしょう。
Outlookの場合
ツールバーにボタンが出ている「整理」では、宛先が誰か、メールの送信者が誰か、の二つの条件でしか振り分けられないので、細かい設定には役立ちません。
メニューから「ツール」→「自動仕分けウィザード」を起動して、「新規作成」をクリック。
例えば:
「受信メール用に独自のルールを作成する」→「次へ」→[差出人]が「名前/配布リストの場合」と「[件名]に特定の文字が含まれる場合」の条件を組み合わせると、hanmoto-gからのメールであり、かつ、受注を知らせるメールであるものだけを別フォルダへ振り分ける、というようなことが出来るようになります。
【振り分けのコツ】
皆さん様々な環境、様々なメールソフトをお使いのことと思いますので、全てのご説明をすることは出来ませんが、たいていのメールソフトにはメールを様々な条件を組み合わせて振り分けるための機能が付いています。
振り分ける条件を決める場合のコツは、常に変化しない部分を見つけることです。
例えば送信元のメールアドレスhanmoto-gは変化しません。また、それが受注を知らせるメールであれば件名は常に 【版元ドットコム: ****-****】発注書となっています。さらに****-****の前の部分の数字はそれぞれの会員社固有の番号(登録の時に提示していただいた「取引コード」)です。
このように目的に応じて変化しない部分を見つけるのが振り分けのコツの基本です。

■迷惑メールフィルタに関する注意

迷惑メールフィルタを過信しないでください。
「あきらかに迷惑メールなのに素通りさせてしまうものがある」という意味での過信しないではなく、「読まなければいけないメールなのに迷惑メールであると誤って判定されてしまうことがある」という意味での「過信しない」です。
ですから、迷惑メール専用のフォルダに振り分けたメールを何日も見ない、とか、迷惑メールと判定されたものを自動的に削除してしまうようなことは、しないようにしてください。
※最近プロバイダによっては、受信したメールを手元に届ける前に、迷惑メールをブロックしてしまうことを「売り」にしている所もあるようですが、これはあまり感心しません。万が一重要なメールが迷惑メールとして誤判定されていたら大変なことになるので、利用は慎重に検討した方がよいでしょう。

■実はhanmotomlとhanmoto-gだけ

入会当初はかなり煩雑に思えるかもしれませんが、実は(上でご説明したとおり)一般の会員社にはhanmotomlからとhanmoto-gからのメールしか流れていません。
それぞれのメールの役割を把握して、適切に振り分けるなどすれば、混乱を避けていただけるかと思います。

その他11月29日の入門の席では版元ドットコムの組織の概要などもお話ししましたが、ここでは省略させていただきます。


【版元ドットコム入門】はおよそ二ヶ月に一回今後も開催していく予定です。日時のご都合が合う時を選んでご参加下さい。
また先日の「出版社のためのFAX営業講座」のようにテーマを絞ったものも適宜企画していきますので、ご利用下さい。

版元ドットコム事務局 石塚
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